Kako pravilno napisati e-mail? E-mail je danas često prva točka kontakta s potencijalnim klijentom, suradnikom, poslodavcem, kupcem i zato morate biti sigurni da vaši e-mailovi ostavljaju pravi dojam.
Zašto je važno da vaši e-mailovi budu ispravni i profesionalni?
E-mail je danas često prva točka kontakta s potencijalnim klijentom, suradnikom, poslodavcem, kupcem i zato morate biti sigurni da vaši e-mailovi ostavljaju pravi dojam. Želite li da vas dožive kao nepismenu osobu, a vas ili vašu firmu kao neozbiljnu?
Kao i svako pismo, forma e-maila također zahtijeva navođenje imena i adrese onoga tko šalje, adresu onoga kome je e-mail namijenjen, kao i temu (subject) e-maila. Naslov e-maila treba biti konkretan jer će tako odmah privući primatelja te mu dati jasnu sliku o čemu se u e-mailu govori.
Na početku e-maila pozdrav je obavezan. Pripazite obraćate li se jednoj ili skupini osoba te ispravno upotrijebite zamjenicu (Vi – iz poštovanja jednoj osobi, vi – iz poštovanja skupini osoba).
Zapamtite:
- nakon pozdrava stavite zarez
- ostavite minimalno jedan prazan red nakon pozdrava
- prva riječ koja slijedi nakon pozdrava piše se malim početnim slovom
E-mail treba biti kratak i informativan, a vi jasni u svojoj poruci ili želji. Duljina teksta ovisi o povodu i temi. Ako se prvi put obraćate nekome, vaš e-mail ne bi trebao biti duži od jedne A4 stranice, a optimalno bi bilo oko pola stranice. Razlomite e-mail na nekoliko odlomaka kako biste naglasili bitne dijelove teksta.
Šaljete li prilog, svakako to naglasite kako bi primatelj obratio pažnju na prilog i kako vi ne biste zaboravili te slali dodatni e-mail naslova: Zaboravila sam prilog.
Na kraju e-maila pozovite na akciju, pristojno pozdravite i potpiše se sa svim potrebnim podacima kako bi vas primatelj mogao kontaktirati.
Ako ste e-mail započeli s formalnim Poštovani, možete ga završiti sa Srdačan pozdrav ili S poštovanjem. Ako je stil neformalniji, možete napisati Puno pozdrava ili samo Pozdrav.
Zapamtite:
- zarez se ne piše iza pozdravnih riječi iza kojih slijedi potpis u novome retku
- kad se pozdravne riječi i potpis nalaze u istome retku, iza pozdrava se piše zarez:
